Gestión de Tareas

Solución para la Gestión de Tareas

Solución basada en G Suite, para ser más eficiente en el registro, control y avance de las tareas personales u organizacionales

Características

  • Registro rápido y desde cualquier dispositivo de tareas
  • Asignación de prioridad, proyecto, categorías y encargado
  • Flujo de procesos según estados requeridos
  • Notificaciones por correo electrónico
  • Inserción en cualquier sitio web
  • Diseño simple y funcional a través de colores

Requisitos

  • Cuenta de Gmail o G Suite
  • Tener una página web o usar Google Sites New
  • Tener un conocimiento básico de Gmail y Google Drive
  • Tener el tiempo y la disposición para la implementación
  • Aprender a usar la solución

Visor

Filtros

Registro

Avances

Componentes

  • Sitio web (puede hacerse gratis usando Google Sites New)
  • 2 Formularios de Google Drive
  • 1 Hoja de Cálculo de Google Drive
  • Gmail (para el envío de notificaciones)
  • Complemento gratuito de AwesomeTable

Contáctanos

Te gustaría implementar la solución para ti o para tu empresa? Puedes contactarnos a través del correo electrónico contacto@r-solver.com

La solución es gratuita. La única inversión sería la adaptación y capacitación para el uso. Se puede usar con Gmail aunque mejor con G Suite.

Pasos para implementar la solución

Paso 1 - Copiar Archivos de Google Drive

Crea una copia, de las 2 hojas de cálculo (no copie los formularios, ya que al copiar las hojas de cálculo, automáticamente debe crear una copia de los formularios):

Para esto debes ingresar aquí con tu cuenta de Gmail o G Suite, seleccionar los 2 archivos y copiarlos (botón derecho / crear una copia)

Paso 2 - Organizar archivo de "Gestión de Tareas - Registro"

General

  • Ingresa al archivo copiado "Copia de Gestión de Tareas - Registro - Copiar"
  • Le puedes modificar el nombre a la Hoja de Cálculo
  • Ingresa a la pestaña de Tareas y elimina las filas de Tareas de Prueba (no elimines ni modifiques las filas 1 y 2)

Parámetros

  • Ingresa a la pestaña de "Parámetros" y modifica o adiciona los que desees
  • No se deben modificar el orden de las columnas y sí se pueden adicionar más valores en las filas inferiores.

Script (programa que realiza acciones automáticas)

  • Ingresa en la hoja de cálculo a la opción Herramientas (Tools) / Editor de Secuencia de Comandos (Script editor). Esto abre una nueva ventana con el script del programa. Este podría modificarse a su gusto si tiene conocimiento sobre el mismo.
  • Ingresa a Editar (Edit) / Activadores del proyecto (Current project's trigger). Esto abre una nueva ventana donde se deben adicionar 3 activadores, así (+Add Trigger, cada activador solicitará permisos en tu cuenta):

Otras pestañas

  • Las otras pestañas no deben ser modificadas

Paso 3 - Organizar Formulario de "Gestión de Tareas - Asignación"

  • Ingresa al formulario copiado "Copia de Gestión de Tareas - Asignación - Copiar"
  • Le puedes modificar el nombre
  • En la parte superior derecha, en un ícono que corresponde a los Add-ons, abre formRanger - Star
  • Debes configurar el Add-ons formRanger para que cada campo del formulario sea traído automáticamente (Prioridad, Proyecto, Tipo y Empleado) y se refresque con frecuencia. Cómo usar formRanger? mira este video: https://www.youtube.com/watch?v=qqUEhTbF_Q0

Paso 4 - Organizar Formulario de "Gestión de Tareas - Avances"

  • Ingresa al formulario copiado "Copia de Gestión de Tareas - Avances - Copiar"
  • Le puedes modificar el nombre
  • En la parte superior derecha, en un ícono que corresponde a los Add-ons, abre formRanger - Star
  • Debes configurar el Add-ons formRanger para que el campo Estado se traiga de los parámetros y se refresque con frecuencia. Cómo usar formRanger? mira este video: https://www.youtube.com/watch?v=qqUEhTbF_Q0
  • En los tres puntos del formulario en modo edición ubicados arriba a la derecha, dile "Get pre-filled link" y luego le dices enviar. Copias la URL del formulario que será ubicada en los parámetros.

Paso 5 - Organizar archivo de "Gestión de Tareas - Avances"

General

  • Ingresa al archivo copiado "Copia de Gestión de Tareas - Avances - Copiar"
  • Le puedes modificar el nombre a la Hoja de Cálculo
  • Ingresa a la pestaña de Avances y elimina las filas de Prueba (no elimines ni modifiques la filas 1)

Script (programa que realiza acciones automáticas)

  • Ingresa en la hoja de cálculo a la opción Herramientas (Tools) / Editor de Secuencia de Comandos (Script editor). Esto abre una nueva ventana con el script del programa. Este podría modificarse a su gusto si tiene conocimiento sobre el mismo.
  • Ingresa a Editar (Edit) / Activadores del proyecto (Current project's trigger). Esto abre una nueva ventana donde se deben adicionar 1 activador, así (+Add Trigger / aceptar permisos en tu cuenta):

Paso 6 - Configurar Awesome-Table.com

Configuración general

  • Ingresa a https://awesome-table.com
  • Nota: debes usar la misma cuenta de Gmail o G Suite usada desde el primer paso.
  • Le das clic en + (crear una nueva vista)
  • Seleccionas la hoja de cálculo "Gestión de Tareas - Registro"
  • Seleccionas la hoja (pestaña) "AT-Activas" y el rango A1:U
  • Clic en Crear
  • Luego de que se crea la Vista, se debe configurar así:
    • En Vista de Configuración, cambiar el tipo por "Cards"
    • En Parámetros Avanzados, poner en el Rango de Plantilla el siguiente valor: Template!A1:B2
    • Clic en Actualizar Vista
  • Si desea crear una vista para las tareas inactivas (finalizadas), repita los pasos y cree una nueva AwesomTable usando la hoja (pestaña) AT-Inactivas.

Publicar Vista en Sitio Web

  • En la vista creada de Awesome-Table.com, oprima el ícono superior derecho que dice "Compartir".
  • Seleccione el método para compartir (Link, Embed) (requiere conocimientos de HTML)

Paso 6 - Resultado:

A continuación se observa el resultado (ingresa una nueva tarea y refresca esta página: